Als Handwerker monatelang in Vorleistung gehen – das muss nicht sein. § 632a BGB gibt Ihnen das gesetzliche Recht, für bereits erbrachte Teilleistungen Abschlagszahlungen zu verlangen. Aber nur wenn die Abschlagsrechnung korrekt ist. Formfehler geben dem Kunden das Recht zur Zahlungsverweigerung – und das Finanzamt erkennt den Vorsteuerabzug nicht an.
- Sie haben nach § 632a BGB ein gesetzliches Recht auf Abschlagszahlungen – auch ohne Vereinbarung im Vertrag
- Eine Abschlagsrechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten – wie jede normale Rechnung
- Die Umsatzsteuer ist bereits bei Ausstellung fällig – nicht erst bei der Schlussrechnung
- Bei Verbraucherverträgen gilt die 90%-Regel – alle Abschläge zusammen dürfen 90% der Gesamtvergütung nicht übersteigen
- Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch für Abschlagsrechnungen im B2B-Bereich
- In der Schlussrechnung müssen alle Abschläge verrechnet werden
Was ist eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Zwischenrechnung die Sie während eines laufenden Auftrags stellen – noch bevor das Gesamtprojekt abgeschlossen ist. Sie fordern damit Zahlung für bereits erbrachte Teilleistungen oder geliefertes Material.
Praxisbeispiel Badsanierung:
Gesamtauftrag: 12.000 € – Laufzeit 6 Wochen
Nach Abriss und Rohbauarbeiten: 1. Abschlagsrechnung 3.600 € (30%)
Nach Fliesenverlegung: 2. Abschlagsrechnung 4.200 € (35%)
Nach Fertigstellung: Schlussrechnung 4.200 € (35%) – abzüglich der beiden Abschläge
Ergebnis: Sie gehen nie länger als 2 Wochen in Vorleistung statt 6 Wochen.
Abschlagsrechnung vs. Teilrechnung vs. Anzahlungsrechnung
Diese drei Begriffe werden oft verwechselt – die Unterschiede sind aber wichtig:
| Begriff | Wann? | Abnahme nötig? |
|---|---|---|
| Abschlagsrechnung | Während des laufenden Auftrags – für erbrachte Teilleistungen | ❌ Nein – Normalfall im Handwerk |
| Teilrechnung | Für eigenständig abgeschlossene Leistungsabschnitte | ✅ Ja – separate Abnahme erforderlich |
| Anzahlungsrechnung | Vor Beginn der Leistung – Vorauszahlung | ❌ Nein – aber keine Leistung erbracht |
Rechtliche Grundlage – BGB vs. VOB/B
Je nach Auftragsart gelten unterschiedliche Regeln:
BGB-Werkvertrag – Privataufträge
Bei Privatkundenaufträgen gilt immer das BGB. § 632a BGB räumt Ihnen das gesetzliche Recht auf Abschlagszahlungen ein – auch ohne ausdrückliche Vereinbarung im Vertrag. Voraussetzung: Sie haben nachweislich Leistungen erbracht und das Eigentum daran ist bereits auf den Kunden übergegangen.
VOB/B – Öffentliche und gewerbliche Aufträge
Die VOB/B muss ausdrücklich im Vertrag vereinbart werden. Bei öffentlichen Aufträgen nach § 16 VOB/B sind Abschlagszahlungen in angemessenen Zeitabständen sogar die Regel. Wichtig: Die Abschlagsrechnung muss bei VOB/B-Verträgen eine prüffähige Aufstellung der erbrachten Leistungen enthalten – detaillierter als beim BGB-Werkvertrag.
Pflichtangaben der Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine vollwertige Rechnung nach § 14 UStG und muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten:
✅ Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG:
- Vollständiger Name und Anschrift Ihres Betriebs
- Vollständiger Name und Anschrift des Auftraggebers
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer – auch für Abschlagsrechnungen (z. B. 2026-ABR-001)
- Menge und Art der erbrachten Leistungen
- Zeitraum der erbrachten Leistungen
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag
- Zu zahlender Gesamtbetrag (brutto)
- Verweis auf den Gesamtauftrag (z. B. Projektnummer oder -name)
- Hinweis dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt
- Empfehlung: Hinweis „Dieser Betrag wird auf die Schlussrechnung angerechnet“
Sonderfälle die Handwerker kennen müssen
Reverse-Charge bei Bauleistungen zwischen Unternehmern
Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern greift häufig das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Die Abschlagsrechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen – stattdessen muss ein entsprechender Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aufgenommen werden. Wann das gilt: wenn Ihr Auftraggeber selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt.
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer stellen Sie Abschlagsrechnungen ohne Umsatzsteuerausweis – mit dem Hinweis nach § 19 UStG. Alle anderen Pflichtangaben bleiben identisch.
E-Rechnungspflicht seit 2025
Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Abschlagsrechnungen im B2B-Bereich müssen als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Moderne Rechnungsprogramme für Handwerker erledigen das automatisch.
Der optimale Zahlungsplan für Handwerker
Vereinbaren Sie den Zahlungsplan bereits im Angebot – das verhindert spätere Diskussionen und schützt Ihre Liquidität:
| Meilenstein | Anteil | Beispiel bei 12.000 € |
|---|---|---|
| Nach Materialeinkauf & Baubeginn | 30% | 3.600 € (1. Abschlagsrechnung) |
| Nach Fertigstellung Hauptarbeiten | 35% | 4.200 € (2. Abschlagsrechnung) |
| Nach Abnahme der Gesamtleistung | 35% 🏆 | 4.200 € (Schlussrechnung) |
Bei Privatkundenaufträgen gilt die 90%-Regel: Die ersten beiden Abschläge zusammen (65%) liegen deutlich unter der 90%-Grenze – Sie sind auf der sicheren Seite.
Die Schlussrechnung richtig erstellen
In der Schlussrechnung müssen alle geleisteten Abschlagszahlungen verrechnet werden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und verhindert Missverständnisse:
Gesamtleistung Bad-Sanierung laut Werkvertrag: 12.000,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer: 2.280,00 €
Gesamtbetrag brutto: 14.280,00 €
Abzüglich bereits geleisteter Abschlagszahlungen:
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-001 vom 01.04.2026: – 3.600,00 € (netto)
– Abschlagsrechnung Nr. 2026-ABR-002 vom 20.04.2026: – 4.200,00 € (netto)
Restforderung netto: 4.200,00 €
19% USt. auf Restbetrag: 798,00 €
Zu zahlender Restbetrag: 4.998,00 €
Was tun wenn der Kunde nicht zahlt?
Zahlt der Auftraggeber eine fällige Abschlagsrechnung nicht, haben Sie als Handwerker klare Rechte:
- Leistungsverweigerungsrecht: Sie können die weiteren Arbeiten einstellen bis die Abschlagsrechnung bezahlt ist (§ 320 BGB)
- Mängeleinwand: Der Kunde darf nur bei wesentlichen Mängeln die Zahlung verweigern – und dann nur das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten einbehalten
- Mahnung: Nach Ablauf des Zahlungsziels schriftlich mahnen – Verzugszinsen laufen ab dann automatisch
- Kündigung: Bei dauerhafter Zahlungsverweigerung können Sie den Werkvertrag kündigen – vergessen Sie dabei die Schlussrechnung nicht
Welche Software erstellt Abschlagsrechnungen automatisch?
Abschlagsrechnungen manuell in Word zu erstellen ist fehleranfällig und zeitaufwändig – besonders die korrekte Verrechnung in der Schlussrechnung. Moderne Rechnungssoftware erledigt das automatisch:
Lexware Office – erstellt Abschlags- und Schlussrechnungen (ab XL) automatisch, verrechnet alle Abschläge korrekt, E-Rechnung inklusive. 30 Tage kostenlos testen.
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HERO Software – für Handwerksbetriebe mit Aufmaß: Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus dem Projektverlauf erstellen. 14 Tage kostenlos testen.
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plancraft – Abschlags- und Schlussrechnungen direkt aus der digitalen Projektmappe. 7 Tage kostenlos testen.
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Eine Übersicht aller Programme finden Sie in unserem Rechnungsprogramm-Vergleich für Handwerker.
Checkliste – Abschlagsrechnung richtig stellen
- Leistungen nachweislich erbracht oder Material geliefert?
- Zahlungsplan im Werkvertrag/Angebot vereinbart?
- 90%-Grenze bei Verbraucherverträgen einhalten?
- Name und Anschrift beider Vertragsparteien
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer (eigener Nummernkreis z. B. ABR-001)
- Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
- Genaue Leistungsbeschreibung
- Verweis auf den Gesamtauftrag
- Hinweis „1. Abschlagsrechnung“ (oder 2., 3. usw.)
- Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag
- Hinweis „Dieser Betrag wird auf die Schlussrechnung angerechnet“
- Bei B2B: E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD
- Alle Abschlagsrechnungen mit Nummer, Datum und Betrag auflisten
- Abschläge netto verrechnen (oder konsequent brutto)
- USt. nur auf den Restbetrag berechnen
Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung für Handwerker
Ja – § 632a BGB gibt Ihnen als Handwerker das gesetzliche Recht auf Abschlagszahlungen für bereits erbrachte Teilleistungen. Sie brauchen dafür keine ausdrückliche Vereinbarung im Werkvertrag. Voraussetzung ist, dass die Leistungen nachweislich erbracht wurden und keine wesentlichen Mängel aufweisen.
Eine Abschlagsrechnung bezieht sich auf erbrachte Teilleistungen eines laufenden Auftrags – ohne Abnahme. Eine Teilrechnung bezieht sich auf einen eigenständig abgeschlossenen Leistungsabschnitt mit separater Abnahme. Im Handwerksalltag ist die Abschlagsrechnung der Standard.
Bei Verbraucherverträgen (Privatkunden) darf die Summe aller Abschlagszahlungen zusammen maximal 90% der vereinbarten Gesamtvergütung betragen. Der Restbetrag wird erst mit der Schlussrechnung nach Abnahme fällig. Bei gewerblichen Auftraggebern gilt diese Begrenzung nicht.
Die Umsatzsteuer ist bereits im Monat der Rechnungsausstellung fällig – nicht erst bei der Schlussrechnung. Das ist ein häufiger Fehler der bei Betriebsprüfungen auffällt. Moderne Buchhaltungssoftware bucht die Umsatzsteuer automatisch korrekt.
Ja – seit Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Rechnungen, also auch für Abschlagsrechnungen an gewerbliche Auftraggeber. Die Rechnung muss als XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden. Moderne Rechnungsprogramme wie Lexware Office, HERO Software oder plancraft erledigen das automatisch.
Sie haben das Recht die weiteren Arbeiten einzustellen (Leistungsverweigerungsrecht nach § 320 BGB). Der Kunde darf nur bei wesentlichen Mängeln die Zahlung verweigern – und dann nur das Doppelte der Mängelbeseitigungskosten einbehalten. Nach erfolgloser Mahnung können Sie den Werkvertrag kündigen.
Lexware Office, HERO Software, plancraft und sevdesk erstellen Abschlags- und Schlussrechnungen automatisch – inklusive korrekter Verrechnung aller Abschläge in der Schlussrechnung und E-Rechnung im XRechnung/ZUGFeRD-Format. Eine Übersicht finden Sie im Rechnungsprogramm-Vergleich für Handwerker.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Bei konkreten Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt.
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